Rumpun Jabatan Pengadministrasian
Ikhtisar Jabatan
Menerima, mencatat, menyimpan surat/ bahan/dokumen lainnya sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
Uraian Tugas :
1 Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk sesuai dengan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian;
2 Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar mudahkan pengendalian
3 Mengonsep surat pengantar/ undangan/ dinas lainnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan;
4 Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pendistribusian;
5 Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi;
6 Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan
7 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintakan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan.
Dalam Pengadministrasian bahwa Prosedur penanganan Surat Masuk maupun Surat Keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu :
-Sistem Buku Agenda
Yang dimaksud dengan sistem buku agenda adalah disaat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut :
1 buah Buku Surat Masuk yiatu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima
1 buah Buku Surat Keluar yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim
2 buah Buku Ekspedisi yaitu untuk Intern dan ekstern.
Buku Eskpedisi Intern adalah untuk menginformasikan bahwa surat keluar sudah didistribusikan dan diterima yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya nama dan tanda tangan penrima surat;
Buku Eskpedisi Ekstern adalah untuk menginformasikan bahwa surat Masuk perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan kepada yang bersangkutan dengan dibuktikan dengan adanya tanggal pendistribusian;
Prosedur Penanganan Surat Sistem Buku Agenda Sebagai Berikut :
a. Surat Masuk
1 Surat diterima oleh bagian penerimaan Surat
2 Surat dikelompokk berdasarkan Jenisnya : surat untuk Pimpinan, TU yang harus segera ditindak lanjati atau dikelompokkan menurut sifatnya : Surat Penting, Rahasia atau Surat Biasa.
3 Surat kemudian dicatat di Buka Agenda Surat Masuk
4 Surat diserahkan kepada yang bersangkutan
5 Surat tersebut dibaca yang bersangkutan, kemudian surat-surat yang perlu ditindak lanjuti diberi lembar disposisi;
6 Surat diserahkan kepada Pelaksana Tata Usaha
7 Untuk surat-surat yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu dibuku agenda surat masuk pada kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8 Oleh TU surat yang berdisposisi didistribusikan kealamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern;
9 Surat ditindak lanjuti sesuai dengan disposisi pimpinan
10 Setelah diproses surat masuk diserahkan kepada bagian arsip untuk diarsipkan
b. Surat Keluar
1 Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan surat
2 Membuat Konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi
3 Konsep surat diserahkan kepada pimpinan (pemberi disposisi) untuk dikoreksi dan meminta persetujuan (ACC);
4 Apabila konsep surat sudah disetujui, kemudian minta nomor surat kebagian Pencatatan Buku Agenda Surat Keluar (Verbalis);
5 Konsep surat diserahkan kepada bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindisan);
6 Naskah surat ditelti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat ) oleh TU;
7 Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat kemudian oleh pemeriksa diberi tanda taklik pada surat tindisan disebelah kiri salam penutup;
8 Naskah surat dan tindisan diserahkan kepada pihak yang memberi disposisi untuk ditanda tangani;
9 Naskah Asli diserahkan kepada ekspedetur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat di buku ekspedisi sesuai dengan jenisnya;
10 Tindisan/tembusan diserahkan kepada arsiparis untuk diarsipkan.
JFU PETUGAS KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN KUA KECAMATAN
Ikhtisar Jabatan :
* Melaksanakan Tugas Adminsitrasi, Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan KUA, dan Melaksanakan kegiatan Pengelolaan Kearsipan
Uraian Tugas :
1 Melaksanakan Penataan Pengarsipan
2 Melaksanakan Pengolahan Arsip Menurut Sifat dan Jenisnya
3 Melaksanakan Perawatan dan Pemeliharaan Arsip
4 Melaksanakan Pelayanan dan Publikasi Kearsipan (Statistik) serta membuat Daftar Inventaris Barang Kantor
5 Melayani Kebutuhan Pimpinan/Atasan yang berkaiatan dengan Tugas Kantor
6 Menyiapkan dan membuat laporan bulanan, triwulan dan tahunan
7 Mencatat Pendaftaran Nikah
8 Menulis/Menginput Akta dan Buku Kutipan Akta Nikah
9 Membuat Rekomendasi Pindah Nikah
10 Membuat Ekspedisi Pengambilan Surat/Buku Nikah
11 Mengisi Buku Kas Umum
12 Mengisi Buku Penerimaan Biaya Nikah
13 Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan surat masuk maupun surat keluar (Memberikan Nomor dan melanjutkan Disposisi)
14 Membuat Daftar Hadir Pegawai
15 Merekap data Nikah di Papan Data (Statistik NR)
16 Merekap data Jumlah Penduduk dan Lain-lain
17 Verivikasi Berkas Catin
18 Melayani Kebutuhan Masyarakat yang Berkaitan dengan Surat Menyurat dan Legalisir
19 Memelihara Kebersihan dan Keamanan Kantor Beserta Lingkungannya
20 Memelihara dan Menganalisis Kebutuhan Sarana di Tiap-Tiap Ruangan
21 Mendistribisikan Blanko NR
22 Melaksanakan Tugas Lain yang diberikan oleh Atasan
23 Melaporkan Hasil Pelaksanaan Tugas (LKH)
TATA KERARSIPAN (FILLING SISTEM)
1. Sistem Tanggal
2. Sistem Abjad
3. Sistem Masalah
4. Sistem Wilayah
5. Sistem Nomor
6. Sistem Kombinasi
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP
1 Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks, dicatat dibuku Klapper;
2 Surat dikelompokkan antara surat masuk dan surat keluar;
3 Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun surat keluar;
4 Kode arsip ditulis dipojok kanan atas surat memakai pensil;
5 Siapkan gude dan tab
6 Surat-surat arsip disimpan ditempat arsip,
Prosedur Penemuan Kembali Arsip
1 Sebelum surat dicari ditempat arsip, lihat dulu data surat pada kartu indeks atau Buku Klapper;
2 Setelah yakin surat sudah tersimpan ditempat arsip, baru kita mencarinya dengan berpedoman pada kode Arsip yang dipergunakan
Prosedur Peminjaman Arsip
Buatkan terlebih dahulu Bon Peminjaman Arsip 3 rangkap. Satu disimpan ditempat arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam; satu disimpan untuk arsiparis; dan satu untuk peminjam arsip.
Contoh surat Penting :
Permintaan Data dari Kemenag Kab. Bone
Prosedur Pengumpulan Data
1. Menerima Perintah/Disposisi/Instruksi dari Pimpinan
2. Menyiapakan Bahan Pengumpulan Data
3. Mengadakan Rapat Persiapan Pengumpulan Data
4. Menyusun/membuat Konsep Surat dan Format Pengumpulan Data
5. Menyerahkan Konsep Surat dan Format kepada Pimpinan untuk dikoreksi
6. Apabila Konsep Surat dan Format sudah disetujui, kemudian minta Nomor Surat kebagian Pencatatan Buku Agenda Surat Keluar (Verbalis)
7. Mengetik Konsep Surat dan Format Pengumpulan Data yang telah dikoreksi oleh Pimpinan
8. Menyerahkan Naskah Surat dan Format Pengumpulan Data untuk diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh TU – Lihat PMA Nomor 9 Tahun 2016
9. Apabila Naskah Surat dan Format sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (TU) memberi tanda taklik (paraf) pada surat disebelah kiri nama penandatangan.
10. Naskah surat dengan lampiran format pengumpulan data diserahkan kepada pihak yang memberi disposisi (pimpinan) untuk ditanda tangani
11. Naskah Asli Surat dengan lampirannya diserahkan kepada ekspedetur untuk diperiksa kelengkapan suratnyam dicatat dibuku ekspedisi sesuai dengan jenisnya.
12. Mendistribusikan Surat Pengumpulan data oleh Ekspedetur
13. Tembusan / Arsip Surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan
14. Mengumpulkan kembali Format Pengumpulan Data yang telah didistribusikan
15. Menginfut/mengetik Data yang telah dikumpulkan
16. Menyerahkan Naskah hasil inputan data kepada Pimpinan untuk dikoreksi
17. Memperbaiki dan print out Naskah Data yang telah diinput
18. Menetapkan dan Penandatanganan Naskah Data menjadi Data Base
19. Melaporkan hasil Pengumpulan Data
Untuk Download silahkan klik disini
